Gesundheitswesen · Patientenreaktivierung

Patientenreaktivierung für eine Zahnarztpraxis

Private Zahnarztpraxis · ~1.900 Patienten in der Kartei

Was blockiert hat

Von rund 1.900 Patienten waren etwa 1.700 inaktiv geworden. Im Betrieb fiel das niemandem auf.

Die Patientenhistorie lag in Exporten und Tabellen. Der Empfang wusste nicht, wen in welcher Reihenfolge anzurufen und was zu sagen.

Der erste Gedanke der Praxis war vertraut: „Wir brauchen ein CRM."

01Verstehen

Wir starteten nicht mit Software. Wir rekonstruierten die vollständige Patientenhistorie und segmentierten jeden Patienten nach vier Dimensionen: Dauer der Beziehung, Aktualität, Häufigkeit und Behandlungswert.

Diese Analyse änderte die Frage. Die Praxis musste Kunden nicht besser tracken—sie brauchte eine disziplinierte Methode, die richtigen ruhenden Patienten zurückzuholen.

Erfolg wurde definiert, bevor etwas gebaut wurde: Reaktivierungsrate und Termin-Erscheinungsquote für eine definierte Pilotgruppe, gegen eine Basis von null systematischer Ansprache.

02Entwerfen

Das Design war eine Betriebsroutine: eine priorisierte tägliche Anrufliste, Skripte je Patientengruppe, ein Nachfass-Rhythmus und Transparenz für den Inhaber bei Anrufen, Buchungen und Erscheinungsquoten.

Technologie kam zuletzt. Die erste Version lief auf einer No-Code-Datenbank, damit die Routine innerhalb von Wochen getestet werden konnte. Nach dem Nachweis wechselten wir zu einer eigenen Anwendung mit der Praxis-Datenbank.

03Umsetzen

Wir bauten in kleinen verifizierten Schritten: Datenmodell, Segmentierungsregeln, tägliche Anrufliste, Patientendaten, Import-Routinen, Dashboards und Monitoring. Der Empfang wurde mit einer schriftlichen Anleitung geschult.

Der Pilot zielt auf rund 100 ruhende Patienten in vier Wellen. Übergabe ist Teil der Umsetzung: Die Praxis besitzt ihre Konten, Daten und ein Runbook für Kampagnen ohne uns.

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